バルーンアート配布の開催準備チェックリスト

主催者が準備するのは、制作場所だけでなく受付・待機列・役割分担です。企画相談から当日の終了案内まで、社内や会場担当者と共有する項目をまとめました。

企画相談までに整理すること

開催地、候補日、イベントの目的、対象年齢、予定人数、希望時間、予算の目安を共有します。未定の項目は未定のままで構いません。全員へのプレゼントが必要か、来場者の一部が参加する企画かを分けて伝えると、作品や出演人数を検討しやすくなります。

制作場所・材料置き場・待機列・退出経路を図面に記入します。入口、避難経路、会計、車両の動線と重ならない配置を検討します。机、椅子、控室、駐車場などの要否は出演者との確認後に確定します。屋外は雨風や暑さへの対応、代替場所、変更判断の担当を決めます。

作品制作と会話は出演者、参加条件の確認や整理券配布、列整理は誰が行うかを決めます。出演者が制作しながら全ての受付業務も行う前提にしないことが大切です。休憩中の掲示、再開時間、受付締め切りの案内も主催者と共有します。

搬入、準備、実施、休憩、受付終了、撤収の時刻と連絡担当を整理します。出演時間と実際に作品を制作する時間は同じとは限りません。混雑したときの受付方法の変更や作品選択の範囲をあらかじめ出演者と確認します。

実施時間帯、受付の混雑、参加者からの質問、実際の受け渡し数を記録できる範囲で振り返ります。次回は作品の種類や実施形式、案内方法を調整します。参加者の写真を広告に使う場合は、掲載する範囲について事前に確認します。